Zahlreiche Unternehmen haben ihre Bürokonzepte überdacht und hybride Modelle eingeführt, die Präsenzphasen mit mobilem Arbeiten kombinieren. Für viele Beschäftigte bedeutet das mehr Freiheit, bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf und die Chance, Arbeitszeiten näher am eigenen Lebensrhythmus auszurichten.
Für Unternehmen kann die neue Flexibilität viel Potenzial bieten, gleichzeitig aber auch ein organisatorischer Kraftakt werden. Sie müssen Räume, Ausstattung und Prozesse neu durchdenken. Damit geht nicht selten auch die Frage einher, wie viele Präsenzarbeitsplätze und damit Bürofläche tatsächlich dauerhaft bereitstehen müssen.
Die Herausforderung der Gleichzeitigkeit: Weniger Präsenz, aber weiterhin Infrastrukturbedarf
Obwohl deutsche Unternehmen spätestens seit 2020 verstärkt auf hybride Arbeitsformen setzen, geht der Arbeitsflächenbedarf nicht überall proportional zurück. Studien des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW Köln) zeigen, dass rund 60 Prozent der Firmen mobile Arbeit fest etabliert haben, gleichzeitig jedoch weiterhin Arbeitsplätze für alle Mitarbeitenden bereithalten (zum IW-Report, 2023).
Der Grund: Dauerhafte Planbarkeit
Viele Teams wechseln zwischen Büro- und Heimarbeit, oft auch kurzfristig. Insbesondere für komplexe Meetingstrukturen in immer globaler ausgerichteten Teams kann das zu einer infrastrukturellen Herausforderung werden.
Unternehmen müssen den Spagat schaffen zwischen wirtschaftlichen Entscheidungen vor dem Hintergrund steigender Kosten und einem dauerhaft funktionierenden Arbeitsumfeld. Das führt dazu, dass viele Betriebe ihre Räumlichkeiten neu zonieren, Desk-Sharing einführen oder Bestände zwischenlagern, um flexibel reagieren zu können.
Wie Unternehmen Platz schaffen und wie externe Lager zum Gamechanger werden können
Ein zentraler Punkt in der praktischen Umsetzung ist die Frage: Wo und wie lässt sich Büromaterial so lagern, dass es jederzeit verfügbar, aber nicht ständig im Weg ist? Gerade mittelständische Unternehmen oder Organisationen mit Filialstrukturen verfügen oft nicht über zusätzliche Abstellflächen. Gleichzeitig benötigen sie mobile Ausstattung wie Wechselarbeitsplätze, ergonomische Stühle, Monitore, mobile Trennwände oder Präsentationstechnik.
Hier gewinnen externe, kurzfristig nutzbare Lagerkapazitäten an Bedeutung. Sie ermöglichen es Betrieben, Büroflächen schlank zu halten, ohne gleichzeitig notwendige Ressourcen abzuschaffen.
Insbesondere in Großstädten wie Berlin, in denen moderne Arbeitsmodelle auf begrenzte Flächenangebote treffen, sind externe Lagerkonzepte zu einem unverzichtbaren Begleiter einer sich verändernden Arbeitswelt geworden.
Viele modern ausgerichtete Unternehmen begreifen flexibel anmietbare Lagerräume in Berlin deshalb längst als Gamechanger. Sie schaffen Kapazitäten, um Möbel, Technik oder saisonale Bestände bedarfsgerecht vorzuhalten.
Externe Lagerkapazitäten: Kurzfristig nutzbare Lagerräume ermöglichen es Betrieben, Büroflächen schlank zu halten
Flexible Ressourcen: Möbel, Technik oder saisonale Bestände bedarfsgerecht vorhalten
Kosteneffizienz: Keine dauerhaft teuren Leerstände finanzieren müssen
Der Vorteil: Unternehmen können die Anforderungen ihres sich wandelnden Arbeitsalltages meistern, ohne dauerhaft teure Leerstände finanzieren zu müssen.
Von der Theorie zur Praxis: drei Modelle, die sich etabliert haben
Die neuen Arbeitsrealitäten führen dazu, dass viele Unternehmen ihre Strukturen dynamisch anpassen. Drei Modelle haben sich dabei besonders durchgesetzt. Dabei hat jede von ihnen eigene Anforderungen an das Raumangebot, die Ausstattung und logistische Prozesse.
Desk-Sharing mit klarer Systematik
Desk-Sharing ist längst kein experimentelles Konzept mehr, sondern in vielen Firmen zum Standard geworden. Eine Studie des Leibniz1Instituts für Wirtschaftsforschung an der Universität München (ifo) zeigt, dass 28,6 % der großen Büronutzer und 16,1 % aller Unternehmen verstärkt auf Desk-Sharing-Lösungen setzen, um hybriden Arbeitsmodellen gerecht werden zu können.
Der Erfolg hängt maßgeblich von der Systematik ab:
Klare Buchungsregeln, gut gepflegte digitale Tools und einheitlich ausgestattetes Mobiliar. Wichtig ist, dass kurzfristige Spitzen - etwa an Präsenztagen - abgefedert werden können.
- Woher kommen zusätzliche Stühle für alle Meetingteilnehmer?
- Wo finden zusätzliche Monitore oder Laptops Platz, wenn das Team kurzfristig vor Ort arbeitet.
Ohne ganzheitliche Logistikkonzept geraten selbst gut durchdachte Modelle ins Stocken.
Hybrides Arbeiten mit dem Schwerpunkt auf Teamtagen
Viele Organisationen bündeln ihre Präsenzzeiten auf feste Wochentage, damit sich Teams abstimmen und Projekte vorantreiben können. Das schafft Struktur, führt aber gleichzeitig zu Hochlasttagen im Büro. An diesen Tagen müssen Besprechungsräume, Workshopflächen und ausreichend Arbeitsplätze zur Verfügung stehen.
Unternehmen, die ihre Ausstattung nur am Bedarf der übrigen Wochentage ausrichten, geraten schnell in Engpässe. Ein ergänzender Puffer an mobiler Ausstattung, der je nach Workflow abrufbar oder zwischenzulagern ist, macht die Struktur belastbarer.
Projektbasierte Präsenzphasen
In Branchen wie Beratung, Forschung oder IT ist die Arbeit häufig projektgetrieben. Teams wechseln zwischen intensiven Präsenzphasen, Offsite-Arbeit oder remote betreuten Entwicklungszyklen. Hier kommt es weniger auf permanente Plätze an, sondern auf temporäre Raumkonzepte. Unternehmen richten projektbezogene Arbeitsinseln ein, die für einige Wochen bestehen und danach wieder aufgelöst werden können.
Das bedeutet:
Viel Bewegung im Inventar, wechselnde Technikbedarfe und hohe Anforderungen an ein effizientes Platzmanagement. Ohne flexible Lagerlösungen geraten die Abläufe schnell an Grenzen.
Was Unternehmen konkret tun können: Fünf praxisnahe Empfehlungen
Die Einführung flexibler Arbeitsmodelle gelingt leichter, wenn Büroflächen, Ausstattung und Logistik gemeinsam gedacht werden.
Diese fünf Schritte können Unternehmen dabei unterstützen:
1. Den Bedarf in realen Zyklen messen
Bevor Büros verkleinert oder Arbeitsplätze reduziert werden, sollten Organisationen reale Nutzungsdaten sammeln:
· Wann sind Teams im Büro?
· Welche Räume werden tatsächlich frequentiert?
· Welche Ausstattung wird gebraucht und welche bleibt dauerhaft ungenutzt?
· Tools zur Arbeitsplatzbuchung können wertvolle Hinweise liefern.
· Daten schaffen Planungssicherheit und verhindern teure Fehlentscheidungen.
2. Eine einheitliche, mobile Ausstattung wählen
Monitore, Stühle und Schreibtische, die sich standardisiert kombinieren lassen, erleichtern die flexible Nutzung. Ergonomische Standards bleiben dabei zentral, denn wechselnde Arbeitsplätze dürfen nicht zulasten der Gesundheit gehen.
3. Reserven klug auslagern
Ein Büro sollte nicht als Lager dienen. Ob saisonale Materialien, nicht ständig benötigte Technik oder zusätzliche Möbel: Struktur entsteht, wenn der Arbeitsplatz frei von redundanter Ausstattung bleibt. Externe Lagerkapazitäten sind dafür eine pragmatische Lösung, insbesondere für Unternehmen ohne eigene Abstellräume.
4. Das Büro als Qualitätsstandard denken
Viele Unternehmen stellen fest, dass hybrid arbeitende Mitarbeitende vor allem dann ins Büro kommen, wenn es für Austausch, Kreativität oder konzentriertes Arbeiten einen Mehrwert bietet. Dazu gehören gute Akustik, ausreichend Rückzugsorte, hochwertige Meetingräume und ein reibungsloser Zugang zu Technik.
5. Die Kommunikation offen gestalten
Flexibilität führt nur langfristig zum Erfolg, wenn die Erwartungen klar definiert sind. Teams müssen wissen, wie Buchungssysteme funktionieren, welche Regeln gelten und wo sie zusätzliches Material finden. Transparenz verhindert Konflikte und stärkt die Akzeptanz der neuen Arbeitsmodelle.
Flexibles Arbeiten braucht flexible Strukturen
Die Arbeitswelt verändert sich dauerhaft. Hybride Modelle sind längst Standard, statt Ausnahme. Doch mit der Freiheit wächst auch die Komplexität. Unternehmen müssen lernen, Räume wie Ressourcen zu denken: beweglich, skalierbar und bedarfsgerecht.
Ob durch Desk-Sharing, hybride Teamtage oder projektbasierte Präsenzphasen - der Schlüssel liegt darin, Ausstattung und Platz als dynamische Elemente zu behandeln.
Gelingt dieser Schritt, wird Flexibilität nicht nur möglich, sondern zum produktiven Wirtschaftsfaktor.